이메일 낭비 제거

가끔 이메일을 쓰다보면 아래와 같이 낭비요소가 보이는 경우들이 있는데, 이메일 효율성을 위해서 개선하면 어떨까 한다.

• 수신/참조 리스트를 텍스트로 쓰기?: 가끔 어떤 메일을 보면 수신: 홍길동, 참조: 마케팅팀 이렇게 텍스트로 설명이 되어있는 경우가 있는데, 이메일 자체에 나와있는 정보를 왜 굳이 또다시 쓰는지 잘 이해가 안감. 
• 두줄 이상의 인사말: 특히 한글 메일의 경우 메일 시작에서 두줄 이상 인사말로 보내야 그래도 예의를 갖추는 거라고 생각될 때가 있는데, 이메일은 얼굴 보고 미팅하는 게 아니기에 간략하더라도 예의 없다고 생각하지 않으면 좋겠다. 이건 받는 사람부터 이해를 하는게 필요하다고 본다. 즉 인사말 없이 한줄짜리 내용만 딱 써있는 이메일만 받더라도 “예의 없다”라고 생각하지 말자는 것. 
• 5메가 이상의 첨부 파일: 받는 사람(들)이 첨부 파일을 내려받아야 하는 것을 고려, 꼭 피할수없는 경우를 제외하고는 최대한 파일 사이즈를 낮추어서 보내야 한다. 회사 소개서같은, 기밀 문서가 아닌 퍼블릭한 문서를 보낼 경우에는 Slideshare 같은 클라우드 서비스를 이용하는게 훨씬 받는 사람 입장에서 간편하다. “저희 회사 소개서를 첨부합니다” 라는 메일을 쓰면서 20메가짜리 “쌩 파일”을 그대로 보내는 것은 최대한 지양.
• 굉장히 긴 confidential 문구: 종종 이메일 signature로 굉장히 긴 confidential statement를 모든 메일마다 끝에 달아서 보내는 경우가 있는데, 회사 규정에 모든 메일에 그 문구를 반드시 포함시키라고 나와있는 경우가 있는지 모르겠지만, 그거 붙인다고 해서 받는 사람이 confidentiality에 대해서 갑자기 신경 쓸것도 아니고 (오히려 메일의 일부로 여겨서 더 둔감해질 가능성이 큼), 그걸 붙이고 안붙이고에 따라서 법적 효력이 달라지는지도 의문.
• 굉장히 긴 링크를 그대로 삽입: 무수히 긴 두세줄짜리 URL을 그대로 붙이는 경우가 있는데, 이 경우 텍스트에 링크를 하거나 bit,ly, goo.gl 등 URL shortener 서비스를 쓰는게 훨씬 메일이 깔끔해 보인다. 
• 갑자기 수십통의 이메일을 몰아닥쳐서 한꺼번에 보내기: 며칠동안 이메일을 못보고 있다가 갑자기 이메일을 몰아닥쳐서 하는 경우, 이메일 클라이언트에서 위에서부터 아래까지 쭉 하나씩 메일을 보면서 거의 조건반사적으로 이메일을 몰아닥치듯 보내는 사람들이 있다.   이건 받는 사람을 고려하지 않은 처사. 이메일은 “반사” 내지는 “튕겨내기” 게임이 아니고, 커뮤니케이션이다. 오랫동안 이메일을 못 보고 있다가 이메일을 하는 경우, 튕겨내듯이 이메일을 쓰지 말고, 먼저 모든 이메일을 읽고 나서 답장하는 습관을 가져야 하고 (약간의 참을성이 필요함^^), 반드시 지금 응답해야 하는 메일에만, 그것도 가급적 Reply all이 아니라 필요한 사람들만 수신자로 넣어서 응답하는게 좋을것 같다. 
• 영어 이메일에 대한 거부감: 이건 솔직히 나도 느낄 때도 있지만 (왜 같은 한국 사람끼리 영어로 이메일을?), 점점 더 모바일/휴대폰에서 이메일을 많이 쓰는것을 감안할 때 좀더 관대해질 필요가 있다고 본다. 이를테면 내가 쓰는 아이폰의 경우 한글 auto correct가 너무 안좋아서 아이폰에서 한글로 이메일을 쓰는것만큼 정신적 스트레스가 없고, 게다가 운전중에 보이스로 이메일을 쓰는 일도 가끔 있다보니, 한국 분들께 이메일을 보낼때도 영어로”만” 보낼 때가 있다. 그러면서 가끔 “한글로 쓰지 못해서 죄송하다”라고 사족을 붙이게 되는데, 이것 또한 낭비가 아닌가 한다. 
• 쓸데없이 화려하거나 긴 signature: 이메일 뒤에 붙이는 signature는 간략한 연락처 정도면 좋을것 같다. 심지어 Digg 창업자이자 현재 구글 벤처스에서 일하는 케빈 로즈의 경우 데스크탑 이메일에서도 “Sent from my iPad” 라는 시그너쳐를 일부러 쓴다고 한다. 이메일 자체를 짧게 쓰는 습관을 갖고 있다보니 상대방이 “왜이렇게 짧게 써?” 라고 생각하지 않기 위해서라고 하는데, 그만큼 긴 메일보다는 짧은 메일이 더 효율적이라고 본다. 
• 다른 사람에게 보낸 메일을 재사용하기: A 라는 사람에게 보낸 메일을 B 라는 사람에게 조금만 바꾸어서 보낼때, 결정적으로 A의 이름이 지워지지 않고 남아있는 경우. 이런 메일은 답신조차 받기 힘들다고 본다. 
• html 포매팅이 엉켜들어간 이메일: HTML 에디터에서 작성한 글을 다른 HTML 에디터에 copy/paste 하면 온갖 이상한 포매팅이 섞여버린다. (예: 구글 닥스에서 작성한 문서를 Gmail에 첨부하는 경우). 그래서 가장 좋은 방법은 copy/paste를 할때 스타일을 없애는 것.  메모장에 파일을 텍스트로 불러와서 copy/paste 하든가, 아니면 크롬 브라우저의 경우 ctrl + shift + v를 통해서 서식 없이 붙이기를 할수 있다.