대부분의 기업들은 불필요한 데이터까지 무한정 저장하고 있으며, 저장 공간 부족과 백업 업무 가중으로 어려움을 겪고 있는 것으로 나타났다. 또한 법률소송 위기의 증가와 비효율적인 e-디스커버리 등의 문제에 직면해 있는 것으로 조사됐다.
이러한 결과는 시만텍(www.symantec.co.kr) 이 지난 6월 전세계 26개국, 1,680 명의 IT 및 법무 관리자들을 대상으로 실시한 ‘2010 정보 관리 실태보고서(2010 Information Management Health Check Survey)’를 통해 드러났다. 이번 조사결과에 따르면 대부분의 기업들이 효과적인 정보 관리 방안의 필요성은 인지하고 있지만 이를 제대로 실행에 옮기지 못하고 있는 것으로 밝혀졌다.
이번 조사에서 87%의 응답자가 공식적인 정보 보호 방안이 필요하다고 답했지만, 실제로 이를 시행하고 있는 곳은 46%에 불과했다. 기업이 생각하는 정보 관리 수준과 현재 시행하고 있는 시스템 수준이 현격한 차이를 보인 것이다.
또한 많은 기업들이 불필요한 데이터 및 기록들을 삭제하기보다 이를 무한정 저장하는 것으로 드러나 스토리지 공간 부족 및 백업 업무의 가중, 법률소송 위기의 증가, 비효율적인 e-디스커버리 프로세스로 문제를 겪고 있는 것으로 확인됐다.
백업 데이터 볼륨도 지나치게 큰 것으로 조사됐다. 조사대상 기업의 백업 스토리지 75%가 무기한 저장되는 데이터이거나 혹은 소송에 대비한 백업자료였다. 하지만 백업 데이터 가운데 25%는 기업 운영에 불필요하거나 백업되지 말아야 하는 것들로 나타났다.정보 관리를 위한 백업, 복구 및 아카이빙 소프트웨어 또한 잘못 사용되고 있는 것으로 확인됐다. 일례로, 70%의 기업들이 법적 효력을 위해 백업 소프트웨어를 사용하고 있었으며, 25%는 무기한으로 전체 백업을 보존한다고 답했다.
더불어 응답자의 절반가량이 아카이빙을 목적으로 하는 백업 및 복구 소프트웨어를 부적절하게 사용하고 있는 것으로 나타났다. 조사기업 중 51%가 직원들이 개인 PC 및 공유 드라이브에 개인 문서나 파일을 생성하지 못하도록 금지했으나 응답자의 65%는 직원들이 이같은 규칙을 무시한 채 사용하고 있다고 대답했다.
이 밖에도 IT 관리자 및 법무 관리자가 지목한 정보 관리 정책의 문제점도 상이했다. IT 관리자의 41%는 정보 관리
정책 자체의 필요성을 느끼지 못하는 게 가장 큰 문제라고 답했고, 30%는 해당 분야에 대한 책임감 부재, 29%는 예산 부족이라고 답했다. 반면, 법무 분야 관리자들은 58%가 예산 부족, 48%가 정책 수립에 대한 전문성 부족, 40%가 책임감의 부재라고 답했다.
시만텍 정보 관리 그룹의 브라이언 드예(Brian Dye) 제품 매니지먼트 부사장은 “대부분의 기업들이 데이터를 그대로 보관하는 기존의 구식방법을 취하고 있는데 이러한 무한정한 데이터 보유는 무한정한 데이터 폐기와 다를 바 없다”며, “데이터 양이 기하급수적으로 늘어나고 있는 가운데 기존의 구식 데이터 관리 및 디스커버리 운영을 고수한다면 기업은 지속적인 스토리지 공간 확보와 필요 이상의 IT 자원 확보를 위해 시스템을 교체하는 것 보다 더 많은 시간과 비용을 투입하게 될 것”이라고 지적했다.
한편 시만텍은 ‘2010 기업 정보 관리 실태 보고서’와 함께 기업들의 정보 관리 문제를 해결할 수 있는 아래와 같은 5단계 방안을 제시했다.
[1단계] 공식적인 정보 보호 플랜 수립: 가능한 빨리 공식적인 플랜 작업을 시작하고 그 플랜 안에서 정보 관리 프로세스를 개선해 나가도록 한다.
[2단계] 단순한 아카이빙 및 법적 효력 목적의 백업 사용 중지: 1~2개월 간격으로 데이터를 백업하고 그 이후 파일은 삭제 혹은 아카이빙 해야 하며, 완전한 기능을 갖춘 아카이브 시스템을 도입해 실행한다.
[3단계] 데이터 중복 제거 도입: 정보 소스에 근접한 데이터 중복제거 솔루션을 도입, 스토리지 공간을 절감하고 데이터 관리의 복잡성을 줄인다.
[4단계] 정책에 기반한 데이터 삭제: 불필요한 데이터 삭제시 관련 정책을 준수하고, 정책에 기반해 이전 백업본들을 수 개월 내에 삭제한다
[5단계] 디스커버리를 위한 아카이브 시스템 사용: 효율적인 정보 디스커버리를 위해 아카이브 시스템을 사용해야 하며, 컴플라이언스를 이유로 추가적인 데이터 복사본을 저장하지 않는다.
‘2010 정보 관리 상태(Health) 조사 보고서’ 전문은 http://www.symantec.com/content/en/us/about/media/pdfs/symantec_2010_information_management_health_check_report_global.pdf에서 다운로드 받을 수 있다.