저번에 올린 포스팅 업무 지치지 않고 회사경영 9가지 방법을 보셨나요? 오늘은 비지니스를 운영하시는 분들을 위해 어떻게 업무 집중력을 향상시킬지 추천방법을 소개해드리고자 합니다. 특히나 요즘같은 날씨에는 몸도 쳐지고 집중력이 떨어지기 때문이죠. 그럼 한번 함께 알아볼까요?
1. 몸의 리듬에 따라 스케쥴 정하기
지금 몸상태가 어떤가 먼저 확인하세요. 지금 붙들고 있는 비지니스 업무에 열정은 있지만 정말로 몸이 안따라주나요? 그럼 지금 하고 있는 업무를 할 타이밍이 아닙니다. 아침이나 오후의 시간,그리고 요일이 언제인가에 따라 몸이 특정 활동에 긍정적으로 반응하는 활동이 있습니다. 누구나 생체리듬이 있기 때문이죠. 이것은 각자의 특성일 수도 있고, 반복적인 생활습관에 의해 생긴 것일 수도 있습니다.
개인적인 예를 들자면, 예전에 뭔가 빨리 끝내고 싶은 특정업무가 있어 토요일날 일을 처리하기로 했습니다. 그런데 그날따라 몸이 너무 무겁더군요. 결국 집중도도 떨어지고 해서, 거의 아무 일도 못한채 하루의 시간을 흘려보냈습니다. 그런데 재미있는 것은 1주, 2주 후의 토요일에도 거의 아무일도 못한채 시간을 많이 잡아먹었다는 것입니다. 나중에 깨달았지만, 이유는 개인적인 생체리듬이 토요일날 업무집중을 방해했던 것이죠.
그래서 그 이후로 토요일은 급한 사항이 아니면 업무를 처리하기 보다 다른 활동을 합니다. 휴식을 취하거나 못 읽었던 이메일이나 책을 읽고, 기타 이외의 활동을 하죠. 저의 생체리듬은 토요일날 업무하는 것을 원하지 않기 때문입니다.
따라서 요일, 시간에 따라 각각의 업무가 언제 자신의 생체리듬과 맞는지 느끼세요. 특정업무를 다른 시간대나 다른 요일날 처리해보는 것은 좋은 시도입니다.
2. 다음날의 중요한 업무 1,2개 정하기
다음날의 중요한 업무에 대해 미리 정하는 것은 도움을 많이 줍니다. 몸과 마음이 미리 다음날에 어떤 것에 집중해야하는지 적응하기 때문이죠. 대개 중요한 업무는 시간도 꽤 걸리고 하루에 끝낼 수 있는 수의 한도가 있으므로, 1개나 2개를 정해놓는 것이 좋습니다.
3. 스케쥴짜기
스케쥴을 짜는 것은 비지니스에 매우 중요합니다. 스케쥴은 가령 Gdrive를 통해 요일,시간마다 필요한 업무를 넣을 수 있는데 현실적인 시간을 고려하여 여유롭게 잡는 것이 중요합니다. 혹시 모를 갑작스러운 일에 대비하여 “기타업무”라는 항목을 하루에 두번정도 넣어두는 것은 좋은 방법입니다. 만일 다른 일을 제때 못 마쳤을 때에도 그 시간을 활용하여 마저 끝낼 수 있는 장점이 있습니다. 각자 취향은 다르기 때문에 편한 도구를 활용하여 미리 스케쥴을 짜세요.
4. 우선순위 가치를 지닌 일 먼저 끝내기
하루 중에 중요한 우선순위 업무를 먼저 끝내세요. 이런 것들은 보통 시간이 많이 걸리기 마련인데, 시간이 많이 걸리는 것을 먼저 끝내는 것이 업무의 속도 및 효율성을 좀 더 높여줍니다. 중요한 업무일수록 잘해야하기 때문에 가장 에너지가 넘칠 때 먼저 끝내는게 좋습니다.
5. 자신이 잘하는 업무에 집중하기
모든 업무 중 자신이 잘하는 업무가 무엇이라고 생각하나요? 자신을 도와줄 팀원이나 계약직 직원이 있다면 자신이 가장 잘하는 것을 제외한 업무를 맡겨서 집중이 분산되는 것을 방지하세요. 예를 들어,회사 이메일 관리는 다른 팀원에게 맡기고, 자신은 새로운 상품개발에 집중할 수도 있겠죠.
6. SNS나 이메일 업무 시간 정하기
개인적으로 생각하기에 가장 시간을 잡아먹는 것이 트위터, 페이스북과 같은 SNS나 이메일입니다. 혹시 이메일을 시도때도 없이 확인하고 계신가요? 아니면 SNS을 시도때도 없이 확인하고 계신가요? 이메일이나 SNS담당업무가 아니고서야, 중요한 업무를 할 경우에는 SNS이나 이메일에서 신경을 꺼버리세요. 하루 중 한번 시간을 정하던지 30분씩 2번으로 나눠 오전, 오후에 각각 시간배치를 하는 것은 아주 좋은 방법입니다.
예전에 다른 회사를 경영할 때 팀원간 이메일로 소통을 자주했는데, 자연스레 습관적으로 이메일을 확인하곤 했습니다. 오랜 세월이 지나서야 이런 것들이 시간활용을 비효율적으로 만든다는 것을 깨달았습니다. 정말 긴급한 사항이면 직접적으로 말을 하던가 멀리 있을 경우에는 전화를 따로 하는 것이 훨씬 효율적이죠.
7. 한개 업무를 끝낼 때까지 다른업무 하지 말기
각 업무마다 하루에 끝내야 할 정도가 있을 것입니다. 그것을 끝내기 전까지 다른 업무를 쳐다보지 마세요. 개인적으로 느끼기에 사람의 집중력에는 관성이 있는 것 같습니다. 여러 업무를 산발적으로 한다면, 자신이 한 업무에 집중하고자 할 때에도 무의식적으로 다른 업무를 신경쓰게 되죠.
8. 하루에 너무 많은 업무를 스케쥴 잡지 않기
하루에 얼마나 많은 일을 처리할 수 있다고 생각하시나요? 경험이 없던 창업초기에는 저도 정말 많은 일을 스케쥴해야 하는 것이 무조건 좋은 것인 줄 알았습니다. 그래야만 많은 일을 끝낼 수 있다고 생각한거죠. 하지만 의외로 업무의 결과는 그렇게 좋지 않았습니다. 처음에는 알지 못했지만, 업무스케쥴이 많이 잡혀 제가 무의식으로 압박을 느끼고 있었던 것이죠.
그래서 스케쥴에 약간 여유를 두는 것을 추천합니다. 그러면 오히려 현재 하고 있는 일에 집중을 다하게 되고, 남는 시간에는 마음의 여유를 갖게 되어서 다른 업무들을 효율적으로 처리하는 방안도 생각할 수 있습니다.
9. 다른 사람에게 약속을 공언하기
사실 이것은 부담이 있을 수도 있는 방법이지만, 팀원에게 자신이 어떤 업무를 언제까지 어떻게 마치겠노라고 공언하면 업무 집중도는 대개 더 올라가게 됩니다. 자신이 한 말에 책임을 느끼게 되기 때문이죠. 팀원 이외에도 회사의 고객에게 약속을 하는 것도 좋은 방법입니다. 고객과의 약속을 안 지킨다면 회사브랜드에 부작용을 미칠 수 있기 때문에 효과적인 채찍이 될 수 있습니다. 그리고 꾸준히 고객과의 약속을 지킨다면 회사의 신뢰도가 올라가므로 1석2조 효과를 얻을 수 있습니다.
10. 초콜렛 먹기
이것은 제가 매우 좋아하는 방법입니다. 초콜렛은 예전부터 당을 공급해 두뇌회전을 돕는다는 얘기가 있죠. 개인적으로는 집중이 좀 안될 때, Kisses 초콜렛을 한번씩 먹으면 기분이 좋아지면서 집중이 잘 되는 것 같습니다.가끔 팀원들에게 깜짝선물로 주기도 하죠.
11. 음악듣기
이 방법은 각자 취향에 따라 효과가 다를 수도 있지만, 저는 평소에 음악을 아주 좋아합니다. 며칠동안 업무에 빠져있는 동안 음악을 듣지 못했엇는데 어느순간 집중이 떨어졌습니다. 그래서 기분전환 할 겸 음악을 들었는데,몸에 에너지가 차는 느낌이더군요. 사실 음악을 안 듣고 비지니스 업무를 하는 것이 가장 좋으나, 정말 몸도 쳐지고 집중력이 떨어질 때 한번씩 에너지를 주입할 수 있는 주사기는 음악입니다. 지금 몸도 쳐지고 집중력도 떨어진다고요? 아래 음악감상을 해보세요.
Stevie Wonder – Isn’t She Lovely (Live) (HD) from Rare Groove on Vimeo.
글 : onlinebiz
출처 : http://goo.gl/aOYGtV
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