회사 회의가 어떻게 운용되느냐에 따라 업무 생산성은 엄청난 차이가 있습니다. 개인의 역량보다 회의 시스템이 성과에 더 큰 영향을 주죠. 왜냐면 회의가 잘못 운용되면 실행의 시간을 갉아 먹고 회의 준비에 불필요한 시간이 낭비되기 때문이죠. 더 나아가서는 조직 내 무력감과 허탈함을 만들기도 합니다. 회의를 위한 회의, 회의 준비를 위한 문서작성 등으로 얼마나 많은 시간이 낭비되는지 곰곰히 생각해보면 더욱 회의 운용이 중요하다는 것을 알 수 있죠. (참고 : 강한 회사는 회의시간이 짧다)
그런 면에서, 회의 운용에 있어 제가 내린 몇가지 지침은 아래와 같습니다. (회의 목적에 따라 조금씩 다르겠지만, 적어도 회의를 통해서 합의를 도출하고 의사결정을 하기 위한 목적이라면 꼭 이 지침을 따르는 것이 좋습니다.)
지침보다 더 중요한 것은 회의 진행자(주최자)의 진행 요령입니다. 배가 산으로 가지 않도록 강약 조절과 방향타를 잘 맞추는 것이 회의 진행자의 중요한 역할입니다.
마지막으로 회의 후에는 반드시 회의록 공유가 필요합니다. 가급적 회의록은 회의 참석자 중 최고 의사결정권자가 하면 좋지만(대부분 안하죠), 막내를 시켜선 안되고 시니어가 작성해야 합니다. 그 이유는 시간을 투자한 결과가 한 장의 회의록으로 귀결되기 때문이죠. 그 회의록에 기록된 최종 산출물이 어떻게 정리되느냐에 따라 회의 성과가 결정되고 이후 실행 방안이 명확해집니다. 회의록이 모호하면 회의도 모호한 것으로 귀결되고, 회의 이후 실행 역시나 불투명해집니다.
최고 의사결정권자가 회의록을 작성할 상황이 아니라면, 적어도 회의록 공유 이후 이에 대한 피드백과 wrap up은 반드시 해야 합니다. 회의록에 대한 명확한 인지와 잘못된 내용이 있다면 수정, 추가로 공유할 사항에 대한 보완을 해서 회의 이후 실제 업무가 실행으로 이어지도록 해야만 하죠.
(참고 : 상세한 회의록 작성법)
회의록은 FACT와 결론 그리고 향후 실행안이 결정되어야 합니다.
회의에서의 수 많은 이야기들 중 액기스만 핵심 키워드로 정리되어야 하고, 그렇게 정리된 내용을 기반으로 어떤 의사결정(결론)이 되었는지, 향후 누가, 언제까지, 무엇을, 어떻게 할 것인지에 대한 Action PLAN까지 도출되어야 합니다. 그렇기에 시니어 이상의 많은 정보와 판단을 할 수 있는 사람이 회의록을 최종 정리해야 하는 것이죠.
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