일 잘 하기 – 개인생산성 : 기록광이 되자

개인 생산성에서 가장 강조하고 싶은 점은 기록하는 습관이다. 기록은 일 잘하기의 알파요 오메가라고 얘기하고 싶다.

관계가 없어 보이지만, 기록은 창의성에도 크게 도움이 된다. 창의적인 아이디어를 어떻게 많이 만들 수 있느냐는 질문을 자주 받는데, 창의적인 아이디어는 갑자기 많이 나오지 않는다. 평소에 기록을 해서 쌓아 놓고 적당한 시기에 사용하는 경우가 훨씬 많다.

다음은 기록을 하는 데에 있어서 권고하고 싶은 내용들이다.

1. 기억해야 할 것은 모두 기록한다.

예전에 경험한 일이다. 식당에서 종업원에게 여러가지 메뉴를 시켰다. 가짓수가 좀 많았는데도 불구하고 그 직원이 메모도 하지 않고 “잘 알겠습니다”라고 씩씩하게 대답을 하고 가기에, 암기력이 대단히 좋은가보다 생각했다. 하지만 아니나 다를까, 조금 후에 돌아와서는 죄송하지만 다시 한번 말 해 달라는 것이었다.

다시 떠올릴 필요가 있는 모든 것은 기록해야 한다. 아이디어가 떠올랐다? 기록한다. 음식점이 마음에 든다? 기록한다. 누가 뭔가 부탁을 했다? 기록한다. 보고서에 고칠 것이 출근 길에 떠올랐다? 기록한다.

한마디로 기록광이 되어야 한다. 업무는 물론이고, 사적인 것도 마찬가지다. 어떤 사람은 기록을 하면 암기력이 떨어진다는 주장을 하기도 한다. 하지만 필자의 경험에 의하면 그렇지 않다. 기록해 놓으면 외울 일도 없지만, 오히려 자주 보게 되니까 더 잘 외워지는 경향도 있다.

스마트폰에는 기록을 위한 노트, 메모 앱이 많다. 그중에 좋은 것을 적당히 골라서 활용하라. 기왕이면 데스크탑에도 동기화를 시켜 언제 어디서나 쉽게 기록하고 참고할 수 있는 것이 좋다. 고전적인 공책이나 다이어리를 선호하는 사람은 그렇게 해도 좋지만, 택하자면 디지털 기록을 권한다. 디지털 메모는 여러 기기 또는 클라우드에 동기화를 해놓은 경우 백업까지 되므로, 분실의 위험도 상대적으로 적다. 공책은 시간순으로 써나갈 수 밖에 없지만, 디지털 메모는 이리 저리 분류하면서 조직화하기가 좋다. 개인적인 것은 개인적인 것끼리, 회사일은 회사일끼리. 어차피 들고 다니는 전화기므로, 항상 지니고 다니기가 훨씬 좋다.

예전에 같은 회사에서 일했던 홍콩의 변호사는 항상 디지털 녹음기에 녹음을 하였다. 쓰기보다 말하기가 편한 경우, 녹음하는 것도 좋은 방법일 것이다. 아직 필자도 녹음하는 습관은 익숙하지 않은데, 한순간에 여러가지 생각이 떠오른 경우 그 생각을 놓치지 않기 위해서는 빠르게 말하고 녹음하는 것이 나을 것으로 생각한다.

2. 기록은 즉시 한다.

필자는 기억력이 좋지 않은 편이다. 그래서인지 다음과 같은 일이 종종 발생한다.

(어딘가에 문의 전화를 한 후의 대화)

필자: 안녕하세요? 이런 문의는 어디로 해야 하나요?
상대방: 그건 다른 부서로 하셔야 합니다. 전화번호 알려드릴께요. 메모 준비되셨어요?
필자: (사실은 메모할 준비 안 했으면서) 예, 불러주세요.
상대방: 000-0000-0000입니다.
필자: 감사합니다. 그리로 하겠습니다.

전화를 끊고 기억해 놓은 번호로 전화를 하려하면 생각이 안 난다. 불과 몇초만에 잊어버린 것이다. 어떻게 했어야 했을까? 메모지를 앞에 가져와서 적거나, 전화를 스피커폰으로 전환하고 메모앱을 열어 기록하거나 했어야 할 것이다.

기억력이 좋은 사람도 몇 분, 몇 십분이 지나면 잊어버리게 되어있다. 기억력을 믿지 말고, 즉시 기록해야 한다.

한가지 난처한 상황은 목욕할 때이다. 목욕할 때, 특히 머리를 감을 때 어떤 생각이 떠오를 때가 있다. 오늘 할 일, 또는 아이디어 등. 그런 상황에서는 어떻게 해야 할까? 가능한 빨리 메모 도구를 찾는 방법뿐이 없을 것이다. 목욕을 일단 멈추고 나와서 기록하는 것이 현재로선 거의 최선일 것 같다. 누군가 목욕하면서도 기록할 수 있는 방법을 만든다면 좋겠다. 어쩌면 그런 용도의 제품들이 이미 있을지도 모르겠지만 찾아보지는 않았다.

3. 대화중에 기록할 것이 있으면 그자리에서 기록한다.

앞의 내용의 응용이라고 할 수 있다. 누군가와 대화중에 기억하고 싶은 내용이 있는 경우가 있다. 가장 필요성이 높은 것은 당연히 업무적인 대화다. 고객이 “이거 한번 알아봐 주세요”라는 말을 했다고 하자. 당신은 “예, 그러겠습니다”라고 답한다.

일을 잘 하는 사람이라면 이 때에 기록을 해야 한다. 그 즉시, 그 사람이 보는 앞에서. 뭔가 대화중에 적는다는 것이 어색하고 멋쩍다면, 잘못 생각하고 있는 것이다. 그 사람은 당신이 적는 것을 보면서, 안심을 한다. “아, 내 부탁을 잊지 않겠구나”라고.

군대 경험이 있는 사람은 복명복창이 뭔지 알 것이다. 받은 명령을 다시 한번 반복해서 말하는 것이다. 반복하는 것을 들으면서 상관은 부하가 명령을 제대로 숙지했는지 알고 안심하기 위한 절차라고 본다. 대화중의 메모는 나의 기억을 위한 기록과 상대방에게 ‘당신의 말을 잘 알겠다’라고 복명복창하는 두가지 효과를 갖고 있다.

일을 잘 하는 사람들은 아무래도 사회적으로 성공한 사람들이 많다. 그런 분들은 대부분 메모를 잘 한다. 대화중에 수첩이 나오는 일은 흔히 볼 수 있다. 그런 습관이 있기에, 그 사람들은 상대방에게도 같은 행동을 기대한다. 그분들이 당신에게 부탁을 했는데, 당신이 말로만 알겠다고 하면 이런 생각이 들 것이다.

“내 부탁을 들어준다고 말은 했지만, 잊어버리지 않을까? 부하도 아닌데 메모하라고 하긴 좀 그렇고.”

업무적인 대화가 아니어도, 대화중에 기록을 하는 것은 좋은 습관이다. 친한 친구가 아닌 어떤 사람과 대화중에 좋은 정보를 들었다고 하자. 좋은 식당 정보일 수도 있고, 아니면 교훈적인 말을 했을 수도 있다. 당신은 기억을 하고 싶지만, 대화라는 것이 그렇듯이 계속 흘러간다. 세사람 이상이면 더욱 그렇다. 어떻게 할 것인가? 즉시 메모도구를 꺼내서 기록하라. (기억력이 안 좋은 필자가 자주 그렇듯이) 그 새 벌써 잊었다면 다시 물어야 한다. “아까 그 식당 이름이 뭐라고 하셨죠?”

대화의 흐름을 끊어서 미안하다고 생각하면 별로 그럴 필요 없다. 그는 자신이 당신에게 좋은 정보를 주었다는 것을 즐겁게 생각할 것이다.

4. 기록의 종류를 나누고, 각각 적당한 기록도구를 선택한다.

한가지 메모장에 모든 종류의 기록을 하더라도 기록하지 않는 것보다는 훨씬 발전한 것이다. 하지만, 기록의 종류에 따라 구분해서 관리하는 것이 생산성을 더욱 높여줄 수 있다.

기록의 성격을 크게 구분하면 연락처, 일정, 할 일, 기타 기록 정도로 나눌 수 있다. 물론 사람에 따라서 다른 분류가 있을 수도 있겠지만, 이 네가지는 거의 공통적이다.

어떤 사람들은 달력에 모든 것을 적는 사람도 있다. 메모장에 모든 것을 적는 사람도 있다. 이메일을 자기에게 보내는 것으로 메모를 하기도 한다. 기록하지 않는 것보다는 낫지만, 기왕이면 목적에 맞는 도구를 갖추는 것이 좋다.

휴대전화 덕분에 연락처는 대부분의 사람들이 관리할 것이다. 그 부분은 크게 강조하지 않겠다. 다만 전화번호 이외에 이메일, 회사 및 직급 등 다른 정보까지 통합하고, 데스크탑에서도 볼 수 있도록 동기화하면 더욱 좋다는 정도만 말해두자.

사람들이 가장 습관이 안 되어있는 것은 ‘할 일’의 기록일 것이다. 영어로는 to-do list, task list로 불리는 할 일 목록은 문자 그대로 내가 해야 하는 일을 적은 목록이다. 또한 생산성에 즉각 영향을 미치는 종류의 기록이다. 이 부분은 별도로 다음 기회에 얘기하도록 하자.

5. 모든 메모는 주기적으로 검토 및 수정한다.

기록에 관한 마지막 권고 사항은 그것들을 주기적으로 검토하라는 것이다. 한번 기록을 해놓고 영영 쳐다보지 않는다면 기록의 가치는 크게 떨어질 것이다.

종종 쳐다봐야 한다. 아주 오래간만에 보면 “내가 이런 생각을 했었나” 하면서 새롭기까지 하다. 아무리 기록이 되어있어도, 내 머리에 기억되는 것들만큼 유용하지는 않다. 가끔 검토하다보면 중요한 것들은 내 머리속에 기억이 된다. 그러면 활용도가 더욱 높아진다.

보면서 청소와 정리도 한다. 필요 없어진 기록은 삭제하고, 대충 분류해 놓은 것은 제대로 분류한다. 비슷한 기록을 두번, 세번 해놓은 것을 발견하면 통합한다.

기록은 보라고 하는 것. 주기적으로 보기 바란다. 습관이 잘 안 된다? 그렇다면 다음번에 얘기할 할 일 목록에 이것도 할 일로 올려놓기 바란다. 할 일도 기록의 종류이다. 오늘 권고한 내용을 잘 이해한 사람은 다음번 할 일 목록에 대한 핵심 권고도 예상이 될 것이다. 그것은 물론 ‘모든 할 일을 기록한다’이다.

글 : 장효곤