스타트업 비용관리 ‘증빙에 대한 모든 것’

사업자는 원칙적으로 기장(Bookkeeping)에 의해 수입과 비용을 기록하여 회계장부를 작성하고 이를 토대로 세금신고의 기준이되는 과세소득을 계산한다. 매출을 늘리는 것이 모든 사업자의 바램이지만, 이에 대응되는 비용이 제대로 반영되지 않으면 늘어나는 매출에 비해 생각보다 많은 세금을 납부하게 되는 것은 물론 불필요한 가산세까지 부담하게 되므로 꼼꼼하게 챙길 필요가 있다.

비용을 잘 챙긴다는 말은 무슨 말일까. 이는 법인의 매출을 발생시키기 위해 소요되는 비용을 누락하지 않고 정확하게 장부에 반영한다는 뜻이다. 세법에서는 비용으로 지출된 금액에 대해 법으로 정한 증빙을 수취하고 보관할 것을 요구하고 있으므로 결국 비용을 잘 챙긴다는 말은 모든 거래를 할 때 법에서 정한 증빙을 잘 수취하는 것을 말한다.

◇ 증빙만 잘챙겨도 세금이 줄어든다=적격증빙의 종류에는 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증이 있다. 사업상 비용은 3만원, 접대비의 경우 1만원을 초과하는 경우에는 반드시 적격증빙을 수취할 것이 요구된다. 이를 수취하지 않으면 부가가치세·법인세 신고시 비용으로 인정받지 못해 부담하지 않아도 될 세금을 납부하게 된다.

사업상 지출하는 비용에 대해 3만원을 초과하여 지출하는 경우와 접대비로 1만원을 초과하는 경우, 적격증빙을 수취하지 않으면 일반비용은 부가가치세신고시 매입세액공제를 받지 못하게 되며 접대비는 사업상 비용으로 인정받지 못하게 되어 세금이 늘어난다.

사업 초기에 인테리어나 책상 등의 물건을 구입하는 경우 세금계산서를 받지 않고 구입대금을 할인 받는 경우를 예를 들어보자.

인테리어비용 550만원(부가가치세 50만원 포함)에 대해 세금계산서를 요청하지 않으면 10%를 할인해주겠다는 요청을 받고 50만원을 절약하기 위해 이에 응한 경우 세금신고까지 고려한 총 지출은 다음과 같다.

*법인세율 22% 가정

구입 당시에는 부가가치세를 주지 않는 대신신고 때 공제받지 않으면 동일한 것으로 봐서 500만원(부가가치세 제외)의 물품대금 중 10%를 할인까지 받아 50만원만큼 절약한 것으로 생각하지만 적격증빙인 세금계산서를 수취했다면, 부가가치세 신고시 세액공제(50만원)를 받고 법인세신고시 비용으로 인정되어 납부할 세액 110만원을 줄이게 되므로 결과적으로는 수취하지 않은 경우보다 총 60만원 지출을 줄이게 된다.

◇ 법인은 나와 다른 별개의 존재=스타트업으로 처음 사업을 시작할 때는 법인의 자금여력이 없는 경우가 많고, 법인과 대표자 간에 별도의 인격체라는 개념이 명확하지 않아 법인이 지불해야 하는 비용을 대표자가 대신 지불하는 경우도 빈번하게 일어난다. 이 경우 반드시 증빙을 챙겨 법인에 청구하고 지급받아야 법인의 비용으로 처리가 가능하지만, 대부분의 경우 소액은 무시하거나, 증빙에 근거하지 않고 법인의 자금을 인출하여 불필요한 가지급금이 발생한다.

이렇게 증빙이 없이 지급된 금액은 인출된 상대방에 대한 대여금(가지급금)으로 보아 다시 상환할 때까지 계속해서 이자를 수취해야 하는 한편, 법인의 차입금에 대해 부담한 이자비용에 대해서도 해당 대여금이 차지하는 비율만큼 실제로 지불했음에도 불구하고 비용으로 인정받지 못한다. 차입한 자금을 사업과 무관하게 지출하였으므로 이에 해당하는 이자비용도 비용으로 인정하지 않기 때문이다. 법인의 사업과 상관없이 대여한 자금이 법인의 장부에 기록되어 있다면, 각종 신용평가에도 좋지 않은 영향을 미치는 것은 당연할 것이다.

법인의 자금은 대표자 개인의 자금도, 주주 개개인의 의사에 따라 사용할 수 있는 자금도 아니므로 법인을 청산할 때까지 별도로 관리되어 목적사업에 맞게 사용되어야 하며, 법인의 자금을 이유없이 인출할 때는 각종 불이익이 따른다는 것을 명심할 필요가 있다.

◇증빙을 보관하는 방법=증빙을 수취하고 적절하게 반영하는 것으로 모든 의무가 끝나는 것은 아니다. 이러한 증빙을 보관할 의무(5년) 또한 전적으로 사업자에게 있다. 신고 후 시간을 두고 나오게 되는 세무조사나 세무서의 각종 소명요구에 대비하기 위해서도 증빙을 잘 보관하는 것이 중요하다.

소규모 스타트업일수록 법인 구성원 모두 본연의 업무에 충실 하느라 주요 매입대금 외에 거래빈도가 잦고 당사자도 많은 식대등의 판매관리비까지 꼼꼼하게 챙기기는 쉽지 않다. 과거에는 증빙을 보관하는 방법으로 철(綴)해두거나 노트에 오려 붙이는 방법들이 많이 사용되었지만, 최근에는 이러한 시간과 노력을 절감하기 위해 지출할 때마다 영수증관리 어플리케이션을 활용해 관리하거나 스캔하여 보관하는 등 실물이 아닌 전산으로 보관하는 방법이 관심을 끌고 있다. 지출할 때마다 기록과 동시에 보관하면 누락 및 분실 가능성이 적고 필요할 경우 바로 찾아볼 수 있으므로, 회계장부작성 및 증빙관리에 많은 시간을 쏟지 못하는 1인 기업이나, 스타트업에서 활용하면 업무에 집중할 시간을 버는 동시에 정확한 회계처리가 가능해진다.

이렇게 전산화된 파일들은 실물을 보관하는 경우와 마찬가지로 법적효력을 가질까. 국세기본법에는 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하고 일정기준으로 갖추어 보존하면 실물증빙과 동일하게 보관의무를 다한 것으로 본다(국세기본법 제85조의 3).

사업을 하면서 발생하는 거래에 대해 증빙을 잘 챙기는 것은 몇 번을 강조해도 지나치지 않다. 법인과 개인간에 구분하여 기장하는 것 또한 마찬가지이다. 많은 절세방법들이 있지만 스타트업을 비롯하여 대기업에 이르기까지 적격증빙을 수취하고 보관하여 비용을 꼼꼼하게 반영하는 것이 모든 절세의 시작이다.

※ 이 글은 서울창업허브(http://seoulstartuphub.com/)와 공동 기획, 진행한 것입니다. 관련 내용 원문은 서울창업허브 홈페이지에서 확인할 수 있습니다.