직접 체험하면서 뽑아본 ‘해외 컨퍼런스 알짜팁’

세상에는 두 종류의 사람이 있다. ‘목적지만 정해 비행기에 올라타는 사람 A’와 ‘저녁 7시 12분에 시계탑 너머로 지는 태양을 보며 현지 맛집에서 추천 요리를 먹기로 계획한 사람 B’. 해외 컨퍼런스를 준비하는 스타트업에도 두 종류의 사람이 있다. ‘해 본 사람 A’와 ‘안 해 본 사람 B’.

사람 A에게도 사람 B에게도 해프닝은 일어나지만 성공적인 컨퍼런스의 추억은 ‘사람 A’에게만 남는 전리품이다. 그래서 경험기를 쓰게 됐다. 안 해 본 사람 B도 내년도 해외 컨퍼런스를 성공적으로 준비할 수 있도록. 직접 체험한 RISE 홍콩 컨퍼런스의 모든 과정을 보여주면서 컨퍼런스에 대한 몇 가지 팁을 모아봤다.

◇ 수많은 해외 컨퍼런스, 어디로 가야 할까?=해외 컨퍼런스는 크게 두 종류로 나눌 수 있다. 대규모 박람회와 스타트업 및 벤처 박람회. 간단하게 이 둘을 구분하는 방법이 있다. 네이버 모바일 기사에서 “삼성이 새로운 스마트폰을 발표했다는 장소”는 대규모 박람회다. CES나 MWC가 대표적인 예다.

스타트업 및 벤처 박람회는 다양한 스테이지에 있는 스타트업을 주제에 맞춰 모으는 행사라고 생각하면 편할 것 같다. 테크크런치 디스럽트(TechCrunch Disrupt), 비바테크(VIVA tech), 웹서밋(Web Summit), RISE와 같은 비교적 큰 규모의 컨퍼런스부터 애드테크(Ad:tech) 같이 디지털 마케팅과 광고 등 특정 주제에 한정된 컨퍼런스도 있다.

대규모 컨퍼런스는 글로벌 대기업이 큰 돈을 들여 부스를 만들고 운영하고 새 제품과 서비스를 홍보한다. 화려한 행사들과 고위 임원진, 대규모 투자자, 다양한 미디어가 참가한다. 많은 사람들이 오기 때문에 브랜드 인지도를 높이고 다양한 사람에게 회사를 노출시키고 싶다면 더할 나위 없다. 그런 만큼 경쟁이 치열하고 눈에 띄기도 쉽지 않다. 확실한 제품이나 서비스 , 비즈니스 모델이 준비되고 직접 사용해 볼 수 있는 시제품과 데모가 대중에게 공개될 수 있어야 한다. 가벼운 예시를 들자면 강남 대형클럽의 모델 같은 선남선녀들 사이에서 내가 눈에 띄어야 하는 경우다.

스타트업 및 벤처 박람회는 규모는 좀더 작을 수 있지만 다양한 스테이지에 위치한 스타트업과 투자자, 그리고 관계자가 참가한다. 파트너십을 위한 예비 협력회사와의 네트워크를 형성할 수도 있고 다음 스테이지를 위한 투자자 미팅 기회와 미디어 노출도 가능하다. 무엇보다도 아직 아이디어 단계인 초기 스타트업부터 직원 30명을 두고 성장 중인 스타트업까지 스펙트럼이 다양하기 때문에 준비가 잘 되어 있다면 초기 스타트업도 효율적으로 목표한 성과를 가져갈 수 있다.

필자가 근무 중인 아드리엘의 경우 기본 서비스 개발 및 비즈니스 모델 설계가 완성 단계에 가깝고, 올해 4분기부터 베타테스트를 진행할 예정이다. 따라서 이번 해외 컨퍼런스 참석 목적은 다음과 같았다.

1. 아드리엘 데모 서비스 시연을 통해 사용자 피드백 확보
2. 베타테스트 진행 참가 의사가 있는 사용자 리스트 확보
3. 후속투자 준비 차원의 VC 미팅

아드리엘 서비스의 타깃 고객은 디지털 마케팅이 너무 복잡하고 비싸 효율적으로 활용하지 못하는 소기업이나 스타트업이기 때문에 아시아의 다양한 스타트업을 만날 수 있는 RISE 홍콩은 최적의 이벤트였다.

RISE 홍콩은 글로벌 IT 컨퍼런스 웹서밋 주관팀이 매년 홍콩에서 주최하는 스타트업 컨퍼런스다. 중국, 인도, 일본과 같은 대형 시장부터 베트남, 인도네시아, 필리핀과 같은 신규 시장, 그리고 호주, 미국까지 다양한 국가와 다양한 산업에서 온 스타트업들이 모여 펼쳐지는 기회의 장이다.

1. 아직 제품/서비스 개발 및 사업이 초기 단계라면 스타트업 컨퍼런스를 통해 경험을 쌓아서 대규모 컨퍼런스에 도전하자.

2. 컨퍼런스의 정확한 성과를 측정하기 위해서 참석 목적 및 수치화된 목표를 준비하자.

3. 스타트업이 속한 산업과 목표시장 국가를 고려해 참석할 컨퍼런스를 선정하자.

◇ 출국 전 Step 1. 홍보를 위한 프레스킷 작성=컨퍼런스 성과는 이미 출국 전에 대부분 결정이 된다. 그만큼 준비가 중요한데, 제일 먼저 시작할 부분은 프레스킷(Press Kit) 제작이다. 프레스킷은 본인의 스타트업이 언제 설립됐으며 어떤 회사이고 무엇을 만들고, 제품 특징은 무엇인지 그리고 회사가 전달하고 싶은 가치는 무엇인지를 전체적으로 알려주는 자료의 모음이라고 생각하면 된다.

잘 정리된 프레스킷은 회사 보도자료에 함께 전달해 기자가 관련 기사를 작성할 때 사용할 수 있는 소스를 제공하고 영업을 할 때에는 고객에게 기업을 설명할 수 있는 소스가 된다. 만들어진 자료는 ZIP 같은 압축 파일로 클라우드와 USB에 저장해서 필요할 때는 언제든 전달할 수 있도록 하자.

TIP: 프레스킷은 보도자료, 사업소개서, 컨퍼런스 참가 등 다양한 목적으로 쓰일 수 있기 때문에 홍보 담당자가 없더라도 초기부터 회사의 전략 자산으로 생각하고 준비하는 것이 좋다. 일반적으로 프레스킷은 다음과 같은 자료를 담고 있다.

1. 회사 기초자료: 창립자 약력, 설립일, 주소, 인원수, 투자 현황, 고객사, 파트너사, 상품/서비스 소개자료 및 스크린샷, 홍보 담당자 연락처.

2. 미디어 자료: 회사 로고, 회사 및 인원 사진, 상품/서비스 소개 사진 또는 비디오, 과거 홍보자료 또는 기사 모음.

◇ 출국 전 Step 2. 국내외 기자 사전 연락=해외 컨퍼런스에 참석해서 얻은 성과는 회사를 국내외에 알릴 수 있는 매운 좋은 기회다. 기자를 통해 보도되는 자료는 SNS 채널을 통해서는 쉽게 접근할 수 없는 사람들에게 전달될 수 있다. 중요한 점은 기자가 보도자료를 보도할 만한 가치가 있어야 한다는 점이다. 사전에 참석하는 컨퍼런스에 대한 설명과 목적을 전달한 후 보도자료 배포를 사전에 공지하자. 특히 해외 기자들의 경우 컨퍼런스 주최 측에 프레스킷을 전달해서 연결되는 경우도 있으니, 컨퍼런스 웹사이트 및 이메일을 꼼꼼히 확인하는 것이 좋다.

◇ 출국 전 Step 3. 만나고 싶은 참석자 사전 연락=아드리엘에게 가장 중요한 목적은 잠재고객인 스타트업에게 자사 서비스를 알리고, 베타테스트 선정 프로세스에 참가하게 하는 것이었다. 실제 컨퍼런스 기간 동안에 스타트업은 1,000명이 넘는 사람들을 만나게 되고 300여개에 이르는 다양한 기업을 만나게 된다. 즉 잊혀 지기 쉽다는 말이다. 컨퍼런스에 참석하는 스타트업들이 가장 원하는 건 무엇일까? 관심이다.

안타깝게도 RISE 홍콩 주최 측에서는 참석하는 스타트업 및 VC 컨택 정보를 파일 하나로 제공해주지 않았고 회사별 간단한 소개와 웹사이트 연결링크만 걸어 놓은 상태였다. 비효율적일 수도 있지만 고민이 될 때는 그냥 저지르고 보자는 생각으로 이번 컨퍼런스에 참가하는 400여개 스타트업과 파트너사들의 컨택 정보를 일일히 데이터베이스화했다. 직접 웹사이트에 들어가서 회사 이름, 업종, 국가나 컨택 정보를 모아서 엑셀파일에 정리했다. 그런 다음 모든 스타트업에게 이메일을 보냈다. 컨퍼런스의 경우, 참석 전부터 스팸성 이메일을 많이 받기 마련이어서 스팸으로 걸러지지 않기 위해 많은 고민을 했다.

이메일 제목 선정과 내용에 진정성을 담기 위해 우리도 RISE 홍콩에 처음으로 참석하는 스타트업이고 당신의 회사와 재미있는 일들을 함께 해보고 싶다는 점, 컨퍼런스는 단순히 사업적인 부분만이 아니라 다른 스타트업을 보면서 새로운 인사이트와 원동력을 얻을 수 있는 소중한 네트워킹 기회라는 점을 군더더기 없이 작성해서 보냈다.

보낸 메일 덕에 실제로 50여개 업체에게 바로 답장을 받아 미팅을 잡을 수 있었고 우리 부스를 찾아오거나 찾아간 업체 상당수가 미리 보내둔 메일 덕분에 우리를 기억하고 빠르게 이야기를 풀어나갈 수 있었다.

TIP: 컨퍼런스에서 저절로 다양한 사람들을 만나게 될 거라는 안일한 생각을 하지 말자. 조금이라도 더 기억에 남고 쉽게 다가가려면 내가 먼저 대화를 시작하자.

◇ 출국 전 Step 4. 전시회 아이템=RISE 홍콩을 위해 준비한 아이템은 컨퍼런스 참석기간 동안 입을 티셔츠 하나였다. 브랜드 색깔, 로고, 문구, 주소 등 알리고자 하는 내용을 티셔츠에 새겨서 걸어 다니는 광고판이 되자는 생각으로 준비를 했다.

많은 스타트업이 컨퍼런스 참석 이후에도 회사가 기억에 남길 바라며 스티커, 티셔츠, 브로셔 등 적지 않은 돈을 들여 기념품을 준비해간다. 하지만 본인의 경험을 생각해보자. 마구잡이로 나눠준 기념품으로 특정회사를 기억하게 된 적이 있는가? 시간과 자금이 항상 부족한 스타트업에게 2배, 3배의 효과를 가져오지 못할 자금 사용은 나쁜 선택이다. 브로셔와 기념품 준비에 들어간 시간과 자금을 오히려 잠재고객들이 직접 사용해 볼 수 있는 데모 개발에 투자하자.

◇ 출국 전 Step 5. 부스 준비=컨퍼런스마다 부스 디자인이나 사이즈가 매우 다르다. RISE 홍콩의 경우 알파, 베타, 그로스, 파트너로 스타트업들을 단계별로 나누어서 배치했고 각 부스 사이즈와 사용가능한 장비에 제한이 있었다. 대규모 컨퍼런스에 비해 스타트업 컨퍼런스는 분위기가 더 자유롭고 시선을 끌기 위해서 다양한 아이디어를 시도하는 경우가 많다.

우리가 지정 받은 베타 부스는 상대적으로 한정된 공간이어서 27인치 모니터로 2분 길이 데모영상을 계속 틀어서 지나가는 관람객이 서비스를 직접 볼 수 있도록 했다. 그리고 실제로 서비스를 사용해볼 수 있도록 데모 버전을 아이패드에 준비해 사용자가 서비스를 직접 체험해 볼 수 있도록 준비했다.

실제 사용하면서 사용자들이 느끼는 점을 실시간으로 피드백 받았기 때문에 세일즈와 사용자 테스트를 동시에 할 수 있는 기회였다. 또 150여명에게 피칭을 하면서 스스로 직접 서비스를 사용해 보니, 유저 입장에서 어떤 점이 불편할 수 있는지 깨닫게 되기도 했다.

TIP: 가장 주목받아야 하는 건 우리의 상품이다. 잠재고객이나 투자자들이 실제로 상품을 최대한 보고 사용해보는 데 최대한 노력을 기울이자.

◇ 출국 전 Step 6. 세일즈 준비=평소에 해당 산업에 특별한 관심이 있었던 사람이라도 새로운 상품에 대한 설명을 듣고 바로 이해하는 건 매우 어려운 일이다. 스타트업 경영자는 특히 본인에게는 당연하게 느껴지는 신기술과 비즈니스 모델을 내 가족에게도 이해시키지 못하는 경우가 허다하다. 더군다나 수많은 사람들에게 짧은 시간 동안 강렬한 인상을 주면서 빠르게 내 서비스와 기술을 이해시켜야 하는 컨퍼런스의 경우 피칭 기술을 미리 단련하고 가지 않으면 여러 모로 어려운 상황에 부딪치게 된다.

논리적으로 정리된 멘트를 외워서 진행하더라도, 실전에서는 긴장해서 잘 나오지 않는 게 현실이다. 상황과 상대방에 따라 그리고 주어진 시간에 따라 스크립트를 작성해서 여러 번 준비해 가는 것을 추천한다. 우리의 경우 다음과 같이 준비했다. 만나게 될 상대방을 ① 예비 고객 ② 투자자 ③ 기자로 분류하고 각각에 대해서 ① 1분 스피치 ② 5분 스피치(회사 소개 및 데모 시연)로 분류해서 준비했다.

◇ 컨퍼런스에서 : 실전=RISE 홍콩이 진행되는 3일간 아드리엘이 부스를 운영하는 날은 하루였고 다른 2일은 투자사 및 다른 스타트업과의 미팅으로 계획되어 있었다.

행사장은 9시부터 입장이 가능했다. 첫날인 만큼 이른 시간부터 사람들이 모여들기 시작했고 다양한 사람들로 공간이 채워지기 시작했다. 컨퍼런스 장에서 가장 중요한 건 무엇보다도 자신감과 웃음이다. 마치 관광지에서 아이쇼핑을 하는 사람들처럼 많은 사람들이 이곳저곳 둘러보면서도 쉽게 다가오지 못한다. 가끔 어색하게 눈이라도 마주치면, 오히려 다른 곳으로 시선을 돌리고는 한다. 본인이 굉장히 내성적인 사람이어도 평소에는 하루 종일 모니터만 쳐다보면서 말 한마디 하지 않는 사람이더라도, 컨퍼런스에 온 이상 본인의 부스는 본인의 무대라고 생각해야 한다. 회사의 웹사이트와 상품이나 서비스가 아무리 화려해도 사람들에게 말을 걸고 소개를 하고 관심을 가지게 끌어오는 건 결국 사람이 하는 부분이다.

RISE 홍콩 부스 운영은 매우 성공적이었다. 150명 정도 예비 고객 및 투자사를 만날 수 있었고 그 중 100개사가 정말 필요한 서비스라며 베타테스트에 사인했다. 목표 수치를 상회하는 결과였다. 피칭을 열심히 준비한 덕분에 효율적으로 운영할 수 있었고 많은 사람들이 우리 서비스를 제대로 이해하고 공감하는 것을 느꼈다. 심지어 어떤 독일 창업가의 경우 설명을 2분정도 들은 뒤 “So, Adriel is a cost-effective and high-performing digital marketing agent powered by AI, am I right?”이며 슬로건을 그대로 읊어줄 정도로 잘 이해해주기도 했다.

이 때 중요한 것은 너무 내 이야기만 일방적으로 하지 않는 것이다. 피칭을 잘하는 사람들은 대부분 “너희 회사는 뭘 하니?” 또는 “너는 RISE에 왜 왔니?” 라는 말로 대화를 시작한다. 상대방 이야기를 먼저 듣고 그 사람의 상황에 맞게 내 서비스에 대한 설명을 할 때 성공적인 결과를 얻어낼 수 있다.

홍콩을 비롯한 중국, 싱가포르, 말레이시아, 태국, 필리핀, 인도, 미국, 호주, 유럽에서 수많은 스타트업이 참가했고 국가에 상관없이 비즈니스 기회만 있다면 빠르게 파트너십을 맺는 자유롭고 생기 넘치는 분위기가 3일간 지속됐다. IBM과 AWS와 같은 거대 기업도 참가해 서비스를 소개했고, 다양한 스피커 세션도 곳곳에서 진행됐다. 어느 정도 사업이 궤도에 오른 스타트업들은 경쟁 피칭 무대에 서기도 했다. 투자자와의 오피스아워를 신청해서 미팅을 진행할 수도 있다. 아드리엘은 600여개 초기 스타트업에게 투자해 3억 달러 AUM을 보유한 SOSV라는 VC와 미팅했고 다음 라운드에서 연락을 주고받기로 했다.

◇ 컨퍼런스에서 : 네트워킹=RISE 홍콩의 경우, 매일 본 행사가 끝나고 나면 저녁 7시부터 9시까지 나이트 서밋이라는 네트워킹 행사를 진행했다. 매일 주최 측이 지정한 장소에서 간단히 맥주를 마시며 본 행사에서 미처 만나지 못했던 사람들을 만나 편하게 이야기를 나눌 수 있는 시간이었다.

본 행사를 마치고 나면 굉장히 피곤하고 새로운 사람과 이야기를 나누는 게 어려운 사람도 있겠지만, 이런 네트워킹 행사를 통해 얻을 수 있는 게 굉장히 많다. 특히 본 행사에서 서로 동일한 시간에 부스를 운영하느라 직접 만나지 못했던 사람들도 맥주잔을 기울이며 편하게 만날 수 있었다.

◇ 돌아와서 : Follow Up=컨퍼런스에 다녀오면 투두(to-do) 리스트는 훨씬 더 길어져 있다. 고객에게 받은 피드백을 반영해서 서비스 기능을 개선해야 하고, 돌아오자마자 잡혀 있는 미팅도 많을 수 있다. 하지만 컨퍼런스를 마치고 돌아와서 바로 진행해야 하는 건 컨퍼런스에서 만나게 된 사람들에게 팔로우업 이메일을 보내서 기억을 상기시켜주는 것이다. 이메일을 통해 앞으로의 이벤트 일정을 공유하고 세일즈 대상이었다면 데이터베이스 정리를, 투자자였다면 미처 보내지 못했던 사업소개서 등을 바로 전달하는 것이 좋다.

아드리엘의 경우 9월부터 시작될 베타테스트 모집 선정에 관련된 일정과 이를 위해 필요한 정보 등을 요청하고 지속적인 연락 관계를 유지하기 위해 유저 리드 데이터베이스를 정리했다.

◇ 돌아와서 : SNS=컨퍼런스 기간 중에도 물론이지만 다녀와서 SNS를 통해 컨퍼런스 결과물, 뉴스 등을 이미지, 비디오와 함께 지속적으로 공유하는 게 좋다. 무엇보다도 단순히 본인의 스타트업 결과만 올리는 것보다는 컨퍼런스 기간 동안 알게 된 인원과 링크드인, 페이스북 추가를 통해 회사의 SNS 네트워크를 확장해 이후 게시물이 더욱 많은 사람들에게 전달될 수 있도록 챙기는 게 중요하다.

내용을 보면서 알겠지만, 컨퍼런스에서 가장 중요한 건 컨퍼런스 전과 후의 유기적 연결이다. 컨퍼런스 자체를 새로운 세일즈 채널로 이용할 수 있도록 하기 위해서는 꼼꼼한 사전 준비, 열정적인 행사진행, 확실한 팔로우업이 모두 이뤄져야 한다. 이번 경험을 통해서 더욱 많은 한국 스타트업이 RISE 홍콩에 참석하고 해외 컨퍼런스를 효과적으로 준비해 사업에 도움이 되는 기회를 많이 만들어낼 수 있길 바란다.