“비즈니스 매너는 전략, 좋은 전략을 갖기 위해 필요한 건..”

일로 만난 사이에서 대개 처음 하는 행동은 명함 교환이다. 찰나의 순간 통성명은 물론 자신이 속한 조직과 직무에 대한 정보 교환이 이뤄진다. 서로가 바라는 바를 빠르게 파악하고 각자에 유리한 방향으로 끌고 나가기 위한 첫 걸음이 시작된다. 명함 교환 팁이라고 검색만 해도 관련 콘텐츠가 수두룩 쏟아지는 것도 이 같은 이유에서다.

명함 교환은 시작에 불과하다. 사업 목적을 달성하기 위해 커뮤니케이션이 이뤄지고 각각 상황에 따라 지켜야 할 기본 매너가 존재하다. 김진아 유니콘 인큐베이터 대표는 “비즈니스 매너는 전략”이라며 “비즈니스 매너가 좋다는 건 좋은 거래전략이 있다는 뜻”이라고 정의했다. 분명한 목적이 전제된 만남에서 비즈니스 매너를 지키는 게 사업적으로 유리한 전략이라는 뜻이다.

“좋은 거래 전략을 가지고 있나요?” 김 대표가 융합기술 창업스쿨에 모인 대학생 예비 창업가에게 물었다. 그는 인도를 비롯한 해외 시장에 스타트업 진출을 돕는 액셀러레이터로 활동하고 있다. 모든 비즈니스 매너에 왕도가 있는 건 아니다. 문화, 언어, 상황, 커뮤니케이션 도구에 따라 달라진다. 당연한 것처럼 보이지만 가르쳐주지 않으면 쉽사리 체득하기 힘든 경우도 있다. 선배 창업자로 나선 김 대표는 의도치 않은 실수로 이어져 비즈니스에서 불이익을 겪는 경우를 대비하기 위한 방지책을 소개했다.

예전보다 커뮤니케이션 수단이 다양화되면서 직접 만나지 않아도 소통할 수 있는 창구도 넓어졌다. 뒤집어 말하면 상대가 눈에 보이지 않는 만큼 뉘앙스가 왜곡되지 않도록 신경 써야 할 부분도 많아졌다는 말. 대표적인 예는 이메일이다. 김 대표는 “내 메일이 다른 사람 메일박스에서 쌓여 있을 때 빠르게 회신 받을 수 있을지. 충분히 내용을 전달할 수 있는지를 빨리 파악하는 게 좋은 거래 전략”이라고 전했다.

메일 주소를 이름으로 정하거나 제목은 용건을 명확하게 하는 방법도 같은 예다. 받는 사람을 위한 배려이자 효율적인 의사소통으로 거래를 유리하게 만드는 전략이기도 하다. 아울러 “이메일은 타이밍”이라고 강조했다. 보내는 사람은 상대방 수신 여부가 궁금하다. 적어도 하루 이내 짧게나마 피드백을 하는 것이 상대방에게 좋은 이미지를 심어줄 수 있다. 의사소통이 원활하게 된다는 인식을 줄 수 있기 때문이다.

메신저를 통한 커뮤니케이션도 활발해지는 추세다. 국가별로 선호하는 메신저 종류는 다르지만 한국에서는 카카오톡도 널리 쓰인다. 유의할 점은 “같은 문화권에 속하고 이를 이해하는 사람과 대화하는 것이 아니라 제품과 서비스를 살 고객과 상대하는 것을 염두에 두라는 것”이다. 특정 자음, ㅋㅋ, ㅎㅎㅎ 등을 남발하는 경우는 지양하라는 의견이다. 김 대표는 “대부분 다른 생활권과 생활양식, 생각을 가진 사람일 경우가 많다“며 ”상대가 누군지에 따라 커뮤니케이션 방식을 달리하는 건 기본”이라고 덧붙였다.

상황에 따라 기본적으로 지켜야 할 매너도 제각각인지라 모르면 물어보는 것도 방법이다. 사업 영역에서 필요한 정보를 얻어낼 때까지 물어보는 건 비즈니스 상 미덕에 가까울 뿐 매너가 없는 건 아니라는 설명이다. 끈질기게 묻고 따지고 실행하는 이스라엘 후츠파 정신은 창업가 기본 토양을 이루는 요소기도 하다. 실수한 것 같다고 느낄 때도 마찬가지다. 적어도 몰라서 그랬다고 이해받을 수 있다. 추후 같은 실수를 반복할 염려도 줄일 수 있다.

인터넷에 수많은 비즈니스 매너 방법론과 기술이 떠돌지만 이 모든 것이 절대적으로 옳은 것은 아니다. 김 대표는 “결국 비즈니스 매너도 예의를 차리기 위한 것이 아니라 비즈니스를 더 잘하기 위해 필요한 것”이라며 “매너가 아니라 비즈니스에 방점이 찍혀 있는 만큼 비즈니스에 대한 스스로의 인식, 정의가 필요하다”고 강조했다.

아울러 “사람들이 내린 정의와 특정 방법론을 따라가기 보다는 상대방과 어떻게 관계를 맺어가는 것이 자신의 업에 있어 가장 좋은 거래 전략이 될지를 떠올려 보라”고 당부했다. 특히 메신저, 전화, 이메일 등 어떤 커뮤니케이션 도구를 사용하든 어떤 상황에서라도 스스로가 어떻게 행동해야 하는지 잘 알기 위해 필요한 건 상호간 이해다. 그는 “스스로가 상대방에게 무엇을 원하는지에서 나아가 상대방의 요구, 문화권과 가치관을 면밀히 잘 파악하고 것이 가장 좋은 결과를 이끌어 낼 수 있는 길”이라고 덧붙였다.