4단계 거리두기 속 재택근무, 딥워크 가능하게 만든 협업툴

코로나19 확산세로 수도권은 사회적 거리 두기 4단계가 시행됐다. 이에 정부는 외출 자제를 당부하며 제조업을 제외한 사업장에 시차 출퇴근제, 점심시간 시차제, 30% 이상 재택근무가 권고 된 상태다.

한국경영자총협회에 따르면 위드 코로나 시대를 맞아 사회적 거리두기 4단계 시행 이전부터 매출 100대 기업 중 88.4%는 재택근무 시행 중이었다. 또 코로나 위기 상황이 해소된 이후에도 응답 기업의 절반 이상이 재택근무를 활용할 것으로 나타났다.

하지만  1년 이상 재택 근무 및 비대면 업무가 반복 진행되며 실제 대면하지 못하며 겪는 어려움 들 역시 속출하고 있다. 이렇게 변한 업무 환경에 적응하기 위해 회사도, 근로자들도  다양한 방식을 적용하며 고군분투 중에 있다.

◆ 수직적→수평적, 업무 형태의 변화

다국적 컨설팅전문회사 맥킨지 앤드 컴퍼니(Mckinsey) 조사에 따르면 직장인은 하루 평균 2.2시간 이상 메신저나 이메일 알림에 방해받는다고 나타났다. 생산성 연구 그룹 레스큐 타임(Rescue Time)에서도 메신저나 메일 방해에서 벗어나 온전히 집중할 수 있는 시간은 고작 하루 1시간 12분 정도라고 밝혔다. 이 외에도 다양한 통계 자료에서 직장인들의 대부분이 몰입 불가능한 환경에서 일하는 것으로 나타났다.

과거 직장인들은 상사 지시에 따라 일하고 일방적인 보고로 업무를 진행했지만 현재는 다양한 분야의 전문가들이 직접 커뮤니케이션을 통해 결과물을 만드는 수평 조직으로 변화했다. 다양한 사람들의 커뮤니케이션이 일어나다 보니 커뮤니케이션 빈도가 늘고, 폭발적으로 증가한 커뮤니케이션 양과 함께 메시지 알림도 비례했다. 평균 15분마다 수신하는 메신저에 즉각적인 답변을 하다 일과가 끝나는 경우도 많아졌다. 딥워크(Deep Work) 저자인 칼 뉴포트(Cal Newport) 역시 이메일, 메신저와 같은 피상적인 업무와 컨텍스트 스위칭(Context-Switching)을 줄이는 일이 업무 몰입에 가장 중요하다고 밝혔다.

◆ 업무 효율 높여주는 원페이지 협업툴

글로벌 기업과 국내 대기업은 이메일이나 전화 업무 프로세스를 없애거나 메신저를 보완하기 위해 협업툴 사용을 보편화했다. 현재 많은 기업에서는 한 페이지에서 할 일, 일정, 파일, 피드백을 모두 주고받을 수 있는 원페이지 협업툴을 사용 중에 있다. 기존에는 업무 중 발생한 할 일, 일정, 파일, 의사 결정, 의견 모두 메신저나 이메일, 전화, 워드 파일, 액셀 파일 등으로 정리해 공유했지만 원페이지 협업툴은 한 공간에서 모든 업무를 처리할 수 있다. 이로 인해 메신저, 이메일 이용을 줄이고 컨텍스트 스위칭을 최소화하면서 딥워크를 가능하게 했다.

이와 관련 협업툴 콜라비 관계자는 “이전에는 실시간 소통의 협업이 중요했다면 현재는 업무 진행 상황을 투명하게 공유하며 불필요한 소통을 최소화하는 협업이 중요해졌다”며 “이로 인해 한 페이지라는 공간에서 업무 상황을 투명하게 공유할 수 있는 원페이지 협업툴의 성장은 앞으로도 계속될 것”이라고 협업툴 시장의 전망에 대해 말했다.

특히 원페이지 협업툴 노션의 조사 결과에 따르면 이용자 중 98%가 노션으로 업무 시간을 절약했다고 나타났다. 또 프로젝트 소요 시간 평균 32%를 단축시키고 이메일 수신 및 발신량도 26% 줄이는 효과를 거뒀다고 답했다. 원페이지 협업툴 콜라비 이용자들 또한 90% 이상 업무 효율 상승을 체감했다고 답했다. 이 외 단순 업무 보고 시간 주 평균 1.6시간 감소, 메신저 이용 시간 주 평균 1.3시간이 감소했다고 밝혔다.

이로써 협업툴은 재택근무, 비대면 업무에 선택이 아닌 필수 요소가 되며 업무 환경과 사용자에 맞게 발전하고 있다.

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