회계감사 받을 때 이런 서류들은 왜 필요한걸까?

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회계감사를 받는 과정에서, 감사인은 여러가지 자료를 요청할 것이다. 회계감사이기 때문에 기본적으로 결산자료나 재무제표 같은 회계 관련 자료를 요청하겠지만, 그 외에 회계와 관련이 없어보이거나, 예상하지 못한 자료들도 요청할 것이다. 어떠한 경우, 별도로 공수를 들여야 하는 자료를 요청하기도 할 것이다. 물론, 담당하는 회계사가 요청하는 자료에 대해 대략적으로 설명을 해주겠지만, 예상치 못한 자료요청에 당황하는 경우가 많이 발생할 것이다. 따라서 감사인들이 사전에 어떤 자료를 요청할 것인지를 미리 파악하면, 그 대응에 분명 도움이 될 것이다. 오늘은 회계감사를 진행하면서 감사인들이 대체로 어떤 자료를 요청하는지와 그 용도가 무엇인지에 대해 살펴보도록 하자.

1. 회사 관련 기초자료

감사인들은 우선적으로 법인등기부등본, 주주명부, 조직도, 주주총회 및 이사회의사록과 같이, 회사의 기초적인 자료를 요청할 것이다. 특히 감사를 처음 수임한 경우, 별도의 회사소개자료나 정관 등의 자료를 추가로 요청할 가능성이 높다. 감사인들은 이러한 자료를 통해 회사 사업에 대한 전반적인 이해 및 지분구조와 종류주식 발행여부, 주요 의사결정 절차 및 시스템에 대해 파악을 하며, 향후 수행할 감사절차의 종류나 범위를 정하는 데에 활용한다. 따라서 이러한 자료들은 보통 기말감사를 진행하기 이전인 중간감사 시점에 요청하는 경우가 많다.

2. 조회서 관련한 업무협조요청

보통 연말 직후에 요청하는 경우가 많으며, 기말감사 착수 이전에 외부조회절차를 수행하기 위해 감사인으로부터 협조요청을 받을 것이다. 결산일인 12월말이 지난 직후에 요청하는 사항으로, 감사절차 중에 하나인 외부조회에 대한 협조요청이다. 그 종류에는 금융기관조회서, 채권채무조회서, 변호사조회서 등이 있으며, 외부조회를 통해 파악한 정보가 이론상 가장 강력한 증빙자료가 되기 때문에 대부분의 감사인들은 적극적으로 해당 절차를 활용하고자 할 것이다. 특히 금융기관조회서는 필수적인 절차이기 때문에 법정감사를 수임하게 된다면 무조건 진행한다고 생각하는 것이 좋다. 관련해서 일반적으로 감사인이 요청하는 내용은 다음과 같으며, 그 절차에 대해서는 메일이나 첨부파일 형태로 설명자료를 별도로 작성하여 요청하기 때문에 차분하게 확인하여 진행하면 무리없이 대응할 수 있을 것이다.

– 기중 거래중인 금융기관 or 거래처에 대한 확인

– 파악된 거래처에 대한 주소 및 연락처 확인

– 작성된 조회서에 대한 날인 및 실물 발송 요청

– 전자조회 시스템 진행에 대한 요청

3. 재고실사 관련 협조요청

영업특성상 상품이나 제품의 재고자산이 있는 회사의 경우, 필수적으로 재고실사입회를 수행해야 한다. 재고자산이 있는 회사는 회계처리 특성상 재고자산의 기말 잔액이 매출원가 금액에 직접적으로 영향을 미치기 때문에, 그 금액의 정확성을 검증하는 것은 감사목적상 매우 중요하다. 즉, 재고실사는 그 정확성을 검증하기 위한 절차의 일환으로 실제로 장부상의 재고자산이 정확히 존재하는지의 여부를 확인하는 감사절차이다. 감사인은 되도록이면 기말시점과 되도록이면 근접한 일자에 재고실사를 진행하기를 희망할 것이며, 회사 일정에 따라 조율하면 된다. 재고실사에 대응하기 위해서는 아래의 항목들이 준비가 되어있는 것이 좋다.

– 재고실사일 현재의 품목별 재고자산 List

– 재고자산의 품목별 매입/생산단가 정보

– 재고실사일과 기말시점(12/31) 사이의 입출고내역

4. 각종 계약서

감사인은 기말감사 진행 중에 증빙 수집의 일환으로 주요 계약서를 요청할 가능성이 높다. 보통 제시받은 기초자료를 검토하고 나서 회사 특성에 맞춰서 별도로 계약서를 요청할 것이기에 미리 모든 계약서를 제공할 필요는 없다. 하지만, 일반적으로 많이 요청하는 계약서와 그 목적은 아래와 같으며 이는 미리 숙지하면 도움이 될 것이다.

– 주요 매출 관련 계약서: 매출의 발생 유형 및 매출대금 지급조건 파악 목적

– 주요 매입 관련 계약서: 매입의 발생 유형 및 매입대금 지급조건 파악 목적

– 사무실, 공장, 숙소, 차량 등 임대차계약서: 보증금에 대한 실재성 증빙, 지급임차료에 대한 발생사실 확인 목적

– 대여금 및 차입금 약정서: 대여금/차입금 존재 시 관련 약정사항(차입/대여일 및 금액, 이자율, 만기, 담보 및 보증 등) 파악 목적

5. 마치며

상기 언급한 자료들 이외에도, 회계감사를 진행하는 과정에서 감사인은 다양한 요청자료와 질의사항에 대한 대응을 요청할 것이다. 앞서 설명했듯이 감사인들이 악의가 있는게 아니라, 정해진 규정상 요구되는 절차들을 수행하기 위해 불가피하게 요청이 필요한 사항들이다. 따라서 이러한 요청에 적대적으로 반응하여 자료 제공을 거부하기 보다는, 보다 원활하게 감사절차가 마무리될 수 있도록 감사인과 잘 협의하여 자료를 준비하는 것이 보다 바람직할 것이다.

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