기업용 올인원 출장 관리 솔루션 ‘카약 비즈니스’ 출시

# 해외출장이 잦은 중소기업 오너 A씨, 그는 출장 관리를 전담하는 여행사 서비스를 이용하고 있다. 다만, 비용 협상, 항공권 및 숙소 예약, 출장 일정 관리 등 많은 업무를 한 사람이 담당하다 보니 크고 작은 착오가 빈번해 현지에서 당황하기 일쑤였는데, 여기에 수수료, 인력 소모 등 예산 지출은 상당한 반면 임직원들이 느끼는 서비스의 만족도는 높지 않아 좀 더 쉽고 체계적인 출장 관리 방법이 고민이다.

# B씨의 회사가 이용하던 기업 출장 관리 여행사는 코로나19 장기화로 인해 폐업했다. 코로나19로 이전보다 출장 횟수가 확연히 줄기는 했지만, 반드시 현지에 가야 하는 경우에는 직원이 직접 출장을 챙기는 상황도 발생했다. 예약은 물론 귀국 후 영수증 처리까지 해야해 본 업무보다 출장 관리에 시간이 더 소요되기도 했다.

코로나19로 타격을 입은 중소형 기업들은 어느 때보다 비용 절감에 집중하고 있다. 해외출장 부분에서도 마찬가지다. 정부 차원에서 기업인의 백신접종 확대, 격리면제 제도를 실시하면서 해외출장길에 오르는 기업이 더 늘어날 전망이라고 하지만, 중소기업은 대기업과 비교해 상대적으로 전문 인프라가 부족하다 보니 이전처럼 잦은 출장이 부담이 되곤 한다.

글로벌 원스톱 여행 플랫폼 카약은 이러한 고충을 해소하고 기업들이 보다 경제적이고 편리하게 해외 및 국내출장을 관리할 수 있는 중소기업용 무료 출장 관리 솔루션 ‘카약 비즈니스’ 서비스를 출시했다.

중소기업 해외 출장, 이제 원스톱으로 해결하자!

기업용 출장 관리 솔루션 카약 비즈니스(KAYAK Business)는 항공편, 호텔, 렌터카 등 다양한 상품을 쉽고 빠르게 예약해 효율적으로 출장을 계획할 수 있도록 돕는다. 카약은 자사 계열사인 호텔스컴바인의 호텔 상품군을 포함해 수백 개 이상의 예약 사이트를 보유하고 있는 여행 플랫폼이다. 카약 비즈니스는 여기에 기업용 특가 등의 추가 혜택과 사용자 편의 서비스를 더한 카약의 비즈니스 버전이다.

카약 비즈니스는 공인된 법인, 기업체라면 무료로 가입할 수 있고 계약기간도 없다. 덕분에 글로벌 시장에서 높은 가입 속도를 보이고 있어 론칭 후 1년도 채 안 돼 현재 전 세계 6천여 곳의 기업들이 가입해 효율적으로 출장 관리를 하고 있다.

기업 관리자라면? 번거로운 행정×비용 처리 이젠 안녕!

카약 비즈니스는 관리자와 출장자 모두에게 효과적인 도구이다. 먼저, 출장 관리자가 관리자 페이지에서 회사의 출장 규정을 등록해두면, 임직원은 여행 상품 검색 시 가격 상한선 등 회사의 출장 규정에 맞춘 상품을 쉽게 확인할 수 있다. 필요시 여러 명의 직원을 출장 관리자로 지정할 수 있어 팀별로 또는 특정인에게 위임하여 출장 관리가 가능하다.

번거로운 출장 비용 정산 업무도 간소화해 출장 관리자의 업무를 줄였다. 여행 상품 예약 내용이 모두 비용 관리 프로그램인 ‘익스펜시파이(Expensify)’에 자동으로 전송되며, 이를 기반으로 출장 경비 보고서가 생성된다. 뿐만 아니라 회사 내외규정 준수 여부, 승인 상태 및 출장 사유, 출장자 정보 등 처리에 필요한 주요 내용을 포함한 보고형 대시보드도 생성된다.

관리자는 각 출장자가 지금 어디에 머무르는지, 어떤 일정을 수행하고 있는지도 한 눈에 열람할 수 있다. 또한 자사 시스템이 글로벌 메신저 슬랙(Slack)에 연동되어 있다면, 슬랙 또는 이메일로도 간편하게 결재 및 승인이 가능하다. 이 기능은 카약 비즈니스의 핵심기능으로 출장 규정 확인 및 승인 등의 번거로운 과정을 생략해 쉽고 빠르게 예약을 진행하는데 도움을 준다.

출장자라면? 출장 예약, 일정, 보고까지 스마트폰 하나로 OK! 

카약 비즈니스는 일정, 비용 처리, 보고서 생성 등 출장 전후 필요한 주요 행정 업무들을 자동으로 관리해줘 임직원들이 업무에 보다 집중할 수 있는 환경과 편의를 제공한다. 따로 여러 개의 여행 플랫폼을 돌아다니며 일일이 검색하지 않아도, 카약 비즈니스 하나로 수백여 개의 예약 사이트를 한 눈에 비교하며 간편하게 예약하고 동시에 관리자에게 승인을 요청할 수 있다.

예약 완료 시 해당 내역은 카약 앱에 자동 저장되며 날짜와 일정별로 자동 정리돼 편리하게 열람할 수 있다. 덕분에 출장자는 공항, 호텔에서 바우처를 찾아 헤매지 않아도 되고, 코로나19 이후 빈번하게 발생하는 돌발 상황이나 예약 변동 사항도 자동으로 업데이트 돼 안심할 수 있다.

단체 출장의 경우, 동일한 항공편 및 호텔 예약이 가능하도록 동료들과 출장 내용 공유도 가능하다. 출장 일정 공유 기능을 사용해 동료와 서로 출장 정보를 구글 캘린더 혹은 아웃룩 캘린더를 통해 공유할 수 있다.